Casos de éxito / Universidad Javeriana
Educación · Certificación digital
Del trámite manual a una nueva era de certificaciones digitales
Cómo la Pontificia Universidad Javeriana pasó de certificaciones en papel, con hasta cinco días de espera, a un modelo de firma electrónica que resuelve entre el 90 % y el 95 % de las solicitudes de forma automática.
De un vistazo
The challenge
- Procesos manuales basados en papel.
- Tiempos de respuesta entre 1 y 5 días.
- Garantizar validez jurídica e integración con PeopleSoft.
Our solution
- Automatización del firmado electrónico.
- Integración completa con el ecosistema universitario.
- Implementación de esquema de doble validación.
Results
- 90–95 % de solicitudes atendidas automáticamente.
- Reducción cercana al 90 % en costos operativos.
- Más de 30 certificaciones digitalizadas.
Capítulo 01
Un proceso que ya no alcanzaba
Durante años, la Pontificia Universidad Javeriana cargó con un proceso de certificación que, aunque funcional, ya no respondía a las necesidades de una institución moderna. Solicitar un documento implicaba múltiples pasos presenciales, uso intensivo de papel, tiempos de espera de entre uno y cinco días hábiles, y una operación que consumía recursos, tiempo y esfuerzo tanto para la universidad como para sus usuarios.
Ese llamado al cambio tomó fuerza cuando la Cancillería colombiana identificó a la universidad como una de las instituciones con mayor volumen de documentos para apostillar, y propuso avanzar hacia la digitalización del proceso completo, desde la generación del documento hasta su validación.
Capítulo 02
Un reto que iba más allá de lo operativo
En un contexto en el que la transformación digital comenzaba a redefinir la relación entre las instituciones y las personas, la Javeriana entendió que debía dar un paso más profundo: repensar su cadena de valor documental de principio a fin. No se trataba solo de digitalizar formularios, sino de garantizar seguridad, validez jurídica, automatización e integración con los sistemas existentes.
Capítulo 03
Un aliado con experiencia en PeopleSoft
La universidad emprendió la búsqueda de un aliado capaz de acompañarla en un reto que exigía mucho más que tecnología: necesitaba una solución robusta, con experiencia en ambientes PeopleSoft, visión de automatización y estándares de seguridad sólidos. Allí apareció Cyte® como esa guía capaz de acompañar la transformación.
- Integrar el proceso con el ecosistema tecnológico de la universidad.
- Automatizar el firmado de documentos.
- Consolidar un modelo de certificación digital confiable, escalable y jurídicamente válido.
Capítulo 04
De la certificación de matrícula al estampado cronológico
La transformación no se quedó en la teoría. La universidad comenzó automatizando documentos de alta demanda, como la certificación histórica de calificaciones y la certificación de matrícula. Una de estas certificaciones fue habilitada de forma gratuita y automática para permitir que más de 16.000 estudiantes tuvieran acceso a ella y pudieran vincularse como beneficiarios al plan obligatorio de salud, algo prácticamente inviable bajo el esquema anterior basado en papel.
Más adelante, ese desarrollo evolucionó con la incorporación del estampado cronológico, una pieza clave para garantizar la validez a perpetuidad de los documentos emitidos desde 2017, incluso más allá de la vigencia de las firmas originales.
Capítulo 05
Un obstáculo cultural, no técnico
La Javeriana fue una de las pioneras en la emisión de certificaciones digitales, y tuvo que abrir camino en un entorno donde muchas entidades todavía desconfiaban de los documentos electrónicos. Hubo que educar, explicar y demostrar que un documento digital firmado electrónicamente podía ser tan válido —o más controlable— que uno físico.
Ese trabajo de pedagogía permitió no solo superar resistencias, sino construir un modelo de validación que hoy es referente: un esquema con doble validación (documento PDF y código de verificación) que cumple con todos los requisitos legales y que otras instituciones toman como ejemplo para recorrer el mismo camino.
Capítulo 06
El papel de Cyte: soporte, no protagonismo
A lo largo del proceso, Cyte® no ocupó el centro de la historia: acompañó. Estuvo presente en los desarrollos, los ajustes, las integraciones y la evolución del modelo, ayudando a que la tecnología funcionara de manera confiable y casi invisible, que es precisamente cuando mejor cumple su propósito.
La Universidad Javeriana no solo cuenta hoy con una operación más eficiente y segura. También ha consolidado una visión de futuro en la que la automatización ya no es un proyecto puntual, sino una capacidad estratégica. Su apuesta continúa con nuevos autoservicios, más procesos automatizados y la exploración de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial y la criptografía post-cuántica.
Para abordar esta complejidad, la universidad seleccionó a Cyte® como el aliado capaz de integrar seguridad robusta con visión de automatización.
La historia de la Javeriana demuestra que la transformación digital no comienza con la tecnología, sino con la decisión de cambiar. Y que, cuando una institución asume ese desafío con liderazgo, visión funcional y el aliado adecuado, puede convertir un proceso crítico en una ventaja competitiva y en un estándar para todo un sector.
Other success stories
Alianza Fiduciaria
La evolución segura de la información crítica, con trazabilidad y cifrado de extremo a extremo
Homecenter
Blindando la confianza en un ecosistema omnicanal
ACH Colombia
Transferencias interbancarias con tecnología criptográfica
Arroz Supremo
Explorando nuevas formas de seguridad en la era cuántica
Coninsa Ramón H.
Invierte en tecnología de seguridad especializada